Από ξενοδόχους, για ξενοδόχους
Το Lobby Engine απαντά στο τηλέφωνο του ξενοδοχείου σας μέρα και νύχτα και συνομιλεί με τους επισκέπτες στο site σας. Απαντά από τις πληροφορίες του δικού σας ξενοδοχείου, δέχεται αιτήματα κράτησης για δωμάτια και για το εστιατόριο, μιλά στους επισκέπτες στη γλώσσα τους — και όταν ένας επισκέπτης ζητήσει άνθρωπο, τον συνδέει με το ξενοδοχείο ή κρατά αίτημα επανάκλησης.
Το πρόβλημα
Επειδή αυτός που θα έπρεπε να απαντήσει σερβίρει πρωινό, καθαρίζει ένα δωμάτιο, ποτίζει τον κήπο, βοηθά στην κουζίνα ή περιμένει στην ουρά του σούπερ μάρκετ. Το τηλέφωνο χτυπά — ευτυχώς ασταμάτητα — και κάθε κλήση πέφτει στη χειρότερη δυνατή στιγμή.
Ένας πελάτης θέλει δωμάτιο για τον επόμενο μήνα, αλλά δεν είστε μπροστά στον υπολογιστή και δεν μπορείτε να δείτε τη διαθεσιμότητα. Κάποιος ρωτά αν μπορεί να φτάσει μετά τα μεσάνυχτα, αλλά έχετε τα χέρια σας γεμάτα και του λέτε να ξαναπάρει. Οι περισσότεροι δεν ξαναπαίρνουν ποτέ.
Ή το λύσατε με τον ακριβό τρόπο: έναν υπάλληλο για κάθε δουλειά, και μια επιχείρηση που δυσκολεύεται να βγάλει τα έξοδά της εξαιτίας αυτού.
Τι αναλαμβάνει
Ό,τι κάνει στο τηλέφωνο ένας εξαιρετικός υπάλληλος ρεσεψιόν — στις 3 το μεσημέρι και στις 3 τα ξημερώματα.
Ημερομηνίες, δωμάτιο, αριθμός ατόμων και στοιχεία επικοινωνίας, που καταγράφονται στην κλήση ή στο chat και σας στέλνονται κατευθείαν, ώστε να επιβεβαιώνετε με βάση το δικό σας πρόγραμμα κρατήσεων.
Αργή άφιξη, νωρίτερο check-in, ένα τραπέζι στο εστιατόριό σας: το αίτημα του επισκέπτη με τα δικά του λόγια, μαζί με όνομα και τηλέφωνο ή e-mail, σε εσάς για επιβεβαίωση.
Ώρες check-in, στάθμευση, κατοικίδια, η καλύτερη παραλία, το φαρμακείο που ανοίγει Κυριακή. Βασίζεται στις πληροφορίες του δικού σας ξενοδοχείου, οπότε ξέρει περισσότερα από τον καλύτερο υπάλληλό σας.
Ο ίδιος κονσιέρζ βρίσκεται και στο site σας ως chatbot: απαντά στους επισκέπτες μέρα και νύχτα και δέχεται αιτήματα κράτησης — με τις ίδιες πληροφορίες που χρησιμοποιεί στο τηλέφωνο.
Οι επισκέπτες τηλεφωνούν στα ισπανικά, στα γερμανικά, στα αραβικά ή στα τουρκικά και παίρνουν απάντηση στη γλώσσα τους, χωρίς να χρειαστεί να προσλάβετε πολύγλωσση νυχτερινή βάρδια.
Όταν κάποιος ζητήσει να μιλήσει με άνθρωπο, προωθεί την κλήση στον απευθείας αριθμό του ξενοδοχείου σας ή κρατά όνομα και αριθμό για να τον καλέσετε πίσω. Σε έκτακτη ανάγκη λέει στον καλούντα να κλείσει και να καλέσει το 112.
Εκτός ωραρίου
Ναι, όταν το ζητήσει. Το Lobby Engine απαντά σε ό,τι μπορεί, προωθεί όποιον ζητά άνθρωπο στον απευθείας αριθμό του ξενοδοχείου σας, αν έχετε ορίσει έναν, και αλλιώς κρατά τον αριθμό του ώστε το ξενοδοχείο να τον καλέσει πίσω.
Επισκέπτρια κλειδωμένη έξω από το δωμάτιο 12
Προωθήθηκε: η επισκέπτρια ζήτησε άνθρωπο και μίλησε με το ξενοδοχείο.
Ερώτηση για πρωινό και στάθμευση
Διεκπεραιώθηκε: δεν ενοχλήθηκε κανείς.
Chat στο site
Ναι. Όσοι δεν θα τηλεφωνούσαν ποτέ παίρνουν απαντήσεις κατευθείαν στο site σας, όποια ώρα κι αν είναι — κι εσείς παίρνετε το αίτημα κράτησης.
Το αίτημα κράτησης στάλθηκε στο ξενοδοχείο.
Με ή χωρίς ρεσεψιόν
Τα κάνετε όλα μόνοι σας. Το Lobby Engine σας παίρνει το τηλέφωνο από τα χέρια, ώστε μια κλήση για κράτηση να μη διακόπτει ποτέ το πρωινό — και να μη χάνεται ποτέ εξαιτίας του.
Κάθε κλήση απαντιέται με τον ίδιο τρόπο, στις ώρες αιχμής και τη νύχτα. Η ομάδα σας αφιερώνει τον χρόνο της στους επισκέπτες στη ρεσεψιόν, όχι στο τηλέφωνο.
Κόστος
Το Lobby Engine δεν αντικαθιστά όλους, ούτε πρέπει. Η φιλοξενία είναι άνθρωποι. Αυτό που αντικαθιστά είναι οι ώρες στο τηλέφωνο — η νυχτερινή βάρδια που κυρίως περιμένει κλήσεις, ο επιπλέον άνθρωπος στο πρόγραμμα μήπως και χτυπήσει το τηλέφωνο.
Λιγότερες ώρες στο πρόγραμμα βαρδιών και καμία χαμένη κράτηση σημαίνει ότι στο τέλος του μήνα μένουν περισσότερα. Δείτε με τον υπολογιστή στη σελίδα τιμών τι σημαίνει αυτό για το δικό σας ξενοδοχείο.
Ρύθμιση
Αν μπορείτε να συμπληρώσετε μια φόρμα κράτησης, μπορείτε να ρυθμίσετε το Lobby Engine.
Ξεκινήστε από τη διεύθυνση του site σας ή συμπληρώστε μόνοι σας τα στοιχεία του ξενοδοχείου, αν δεν έχετε site. Η ρύθμιση και οι δοκιμές είναι δωρεάν.
Διαβάζει το site σας, μαζί με τα PDF που συνδέονται από αυτό, όπως κανόνες καταλύματος ή μενού. Τα υπόλοιπα, όπως τις τοπικές σας συμβουλές, του τα λέτε με απλά λόγια.
Ορίστε πώς βρίσκουν άνθρωπο οι επισκέπτες: τον απευθείας αριθμό στον οποίο προωθούνται οι κλήσεις και το κινητό που λαμβάνει SMS για τις επανακλήσεις.
Επικολλήστε το chat στο site σας και περάστε σε ζωντανή λειτουργία. Για το τηλέφωνο, ζητήστε αριθμό από τον πίνακα ελέγχου· η ομάδα μας απαντά μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα. Τοπικός αριθμός στη Γερμανία, στην Αυστρία ή στην Ελλάδα στήνεται χειροκίνητα, χωρίς δεσμευτική ημερομηνία. Όταν ο αριθμός είναι έτοιμος, ο αριθμός του ξενοδοχείου σας προωθείται σε αυτόν και οι επισκέπτες συνεχίζουν να καλούν τον αριθμό που ξέρουν.
Έχω δύο ξενοδοχεία. Ξέρω πώς είναι να κουβαλάς πιάτα σε ένα τραπέζι ενώ χτυπά το τηλέφωνο στο γραφείο — και να ξέρεις ότι μάλλον ήταν κράτηση. Έφτιαξα το Lobby Engine επειδή το χρειαζόμουν ο ίδιος.
Συχνές ερωτήσεις
Ναι, ως αιτήματα κράτησης. Καταγράφει ημερομηνίες, δωμάτιο και στοιχεία επικοινωνίας και σας στέλνει κατευθείαν το αίτημα για επιβεβαίωση. Δεν βλέπει τη διαθεσιμότητά σας σε πραγματικό χρόνο, οπότε το δωμάτιο το επιβεβαιώνετε εσείς.
Το Lobby Engine μιλά 31 γλώσσες: Αγγλικά, Αραβικά, Βιετναμικά, Βουλγαρικά, Γαλλικά, Γερμανικά, Δανικά, Ελληνικά, Ιαπωνικά, Ινδονησιακά, Ισπανικά, Ιταλικά, Κινεζικά, Κορεατικά, Κροατικά, Μαλαισιανά, Νορβηγικά, Ολλανδικά, Ουγγρικά, Ουκρανικά, Πολωνικά, Πορτογαλικά, Ρουμανικά, Ρωσικά, Σλοβακικά, Σουηδικά, Ταμιλικά, Τουρκικά, Τσεχικά, Φινλανδικά και Χίντι. Απαντά στη γλώσσα του επισκέπτη.
Το Lobby Engine δεν αποφασίζει τι είναι έκτακτο. Σε έκτακτη ανάγκη λέει στον καλούντα να κλείσει και να καλέσει το 112. Όποιον ζητά άνθρωπο τον προωθεί στον απευθείας αριθμό σας, αν έχετε ορίσει έναν, αλλιώς κρατά τον αριθμό του για επανάκληση και σας ενημερώνει με e-mail, και με SMS αν προσθέσετε κινητό.
Ναι. Οι επισκέπτες συνεχίζουν να καλούν τον αριθμό που βλέπουν στο site σας και στις πλατφόρμες κρατήσεων: τον προωθείτε στην τηλεφωνική γραμμή του βοηθού, που περιλαμβάνεται σε κάθε πρόγραμμα. Αριθμό για αυτή τη γραμμή ζητάτε από τον πίνακα ελέγχου, ακόμη και πριν περάσετε σε ζωντανή λειτουργία· η ομάδα μας απαντά μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα και τον στήνει μαζί σας, και η γραμμή απαντά από τη στιγμή που θα είστε σε ζωντανή λειτουργία. Στη Γερμανία, στην Αυστρία και στην Ελλάδα ο τοπικός αριθμός στήνεται χειροκίνητα, μπορεί να χρειαστούν έγγραφα του ξενοδοχείου σας και δεν υπάρχει δεσμευτική ημερομηνία. Αν το ξενοδοχείο σας έχει δικό του τηλεφωνικό κέντρο (PBX) ή πάροχο SIP, συνδέουμε τον βοηθό σε αυτό κατόπιν αιτήματος. Μέχρι να είναι έτοιμη η γραμμή, οι επισκέπτες μιλούν με τον βοηθό στο chat και με φωνή στο site σας.
Το λέει ειλικρινά αντί να μαντεύει. Στο chat δίνει στον επισκέπτη το τηλέφωνο ή το e-mail του ξενοδοχείου σας, αν τα έχετε προσθέσει, στο τηλέφωνο προτείνει να κρατήσει μήνυμα, και η ερώτηση σας περιμένει στον πίνακα ελέγχου· οι ερωτήσεις της νύχτας μπαίνουν επίσης στην πρωινή σας σύνοψη.
Ναι. Ο ίδιος κονσιέρζ απαντά στους επισκέπτες του site σας μέσα από ένα chat, με τις ίδιες πληροφορίες του ξενοδοχείου και σε όλες τις μεγάλες γλώσσες. Περιλαμβάνεται σε κάθε πρόγραμμα.
Όχι. Αναλαμβάνει το τηλέφωνο, ώστε να χρειάζεστε λιγότερες ώρες στη γραμμή και η ομάδα σας να ασχολείται με τους επισκέπτες που έχει μπροστά της.
Ρυθμίστε το, μιλήστε του όπως ένας επισκέπτης, γραπτά ή προφορικά, και ακούστε το ξενοδοχείο σας να απαντά όπως θα απαντούσατε εσείς.