Von Hoteliers für Hoteliers
Lobby Engine nimmt das Telefon Ihres Hotels Tag und Nacht ab und chattet mit Gästen auf Ihrer Website. Es antwortet aus den Informationen Ihres eigenen Hotels, nimmt Buchungs- und Tischanfragen entgegen, antwortet Gästen in ihrer eigenen Sprache – und wenn ein Gast einen Menschen sprechen möchte, stellt es ihn durch oder nimmt einen Rückrufwunsch auf.
Das Problem
Weil die Person, die abheben sollte, gerade Frühstück serviert, ein Zimmer putzt, den Garten pflegt, in der Küche hilft oder an der Supermarktkasse steht. Das Telefon klingelt – hoffentlich ununterbrochen – und jeder Anruf kommt im ungünstigsten Moment.
Ein Gast möchte ein Zimmer für nächsten Monat, aber Sie sitzen nicht am Computer und können die Verfügbarkeit nicht prüfen. Jemand will wissen, ob er nach Mitternacht anreisen kann, aber Sie haben die Hände voll und bitten um einen Rückruf. Die meisten rufen nie wieder an.
Oder Sie haben es auf die teure Art gelöst: für jede Aufgabe ein Mitarbeiter – und ein Betrieb, der deshalb kaum über die Runden kommt.
Was sie übernimmt
Alles, was eine richtig gute Rezeptionskraft am Telefon erledigt – um 15 Uhr genauso wie um 3 Uhr nachts.
Reisedaten, Zimmer, Personenzahl und Kontaktdaten – im Anruf oder Chat erfasst und direkt an Sie geschickt, damit Sie sie mit Ihrem eigenen Kalender abgleichen und bestätigen.
Späte Anreise, früher Check-in, ein Tisch in Ihrem Restaurant: der Wunsch des Gastes in seinen eigenen Worten, mit Namen und Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, zur Bestätigung an Sie.
Check-in-Zeiten, Parken, Haustiere, der schönste Wanderweg, die Apotheke, die sonntags geöffnet hat. Auf Basis der Informationen Ihres eigenen Hotels – sie weiß mehr als Ihre beste Mitarbeiterin.
Derselbe Concierge sitzt als Chatbot auf Ihrer Website, beantwortet Besucher Tag und Nacht und nimmt Buchungsanfragen auf – mit denselben Informationen wie am Telefon.
Gäste rufen auf Spanisch, Deutsch, Arabisch oder Türkisch an und bekommen eine Antwort in ihrer eigenen Sprache – ohne dass Sie eine mehrsprachige Nachtschicht einstellen müssen.
Möchte ein Anrufer jemanden sprechen, stellt sie ihn auf die Direktnummer Ihres Hotels durch oder nimmt Namen und Nummer für Ihren Rückruf auf. Im Notfall fordert sie den Anrufer auf, aufzulegen und die 112 zu wählen.
Nach Feierabend
Ja, wenn er danach fragt. Lobby Engine beantwortet, was es kann, stellt einen Anrufer, der einen Menschen sprechen möchte, auf die Direktnummer Ihres Hotels durch, falls Sie eine hinterlegt haben, und nimmt sonst seine Nummer auf, damit das Hotel zurückrufen kann.
Gast vor Zimmer 12 ausgesperrt
Durchgestellt: Der Gast wollte einen Menschen sprechen und hat das Hotel erreicht.
Frage zu Frühstück und Parken
Erledigt: Niemand wurde gestört.
Website-Chat
Ja. Besucher, die nie anrufen würden, bekommen direkt auf Ihrer Website eine Antwort, zu jeder Uhrzeit – und Sie bekommen die Buchungsanfrage.
Buchungsanfrage an das Hotel geschickt.
Mit oder ohne Rezeption
Sie machen alles selbst. Lobby Engine nimmt Ihnen das Telefon ab, damit ein Buchungsanruf nie den Frühstücksservice unterbricht – und deshalb auch nie verloren geht.
Jeder Anruf wird gleich beantwortet, zu Stoßzeiten und nachts. Ihr Team verbringt seine Zeit mit den Gästen an der Rezeption statt am Telefon.
Kosten
Lobby Engine ersetzt nicht alle – und das soll es auch nicht. Gastfreundschaft machen Menschen. Was es ersetzt, sind die Stunden am Telefon: die Nachtschicht, die hauptsächlich auf Anrufe wartet, die zusätzliche Person, die Sie nur einplanen, falls das Telefon klingelt.
Weniger Stunden im Dienstplan und keine verpassten Buchungen bedeuten: Am Monatsende bleibt mehr übrig. Mit dem Rechner auf der Preisseite sehen Sie, wie das für Ihr Hotel aussieht.
Einrichtung
Wer ein Buchungsformular ausfüllen kann, kann auch Lobby Engine einrichten.
Starten Sie mit der Adresse Ihrer Website, oder tragen Sie Ihr Hotel selbst ein, wenn Sie keine Website haben. Einrichten und Testen sind kostenlos.
Es liest Ihre Website, auch die dort verlinkten PDFs wie Hausordnung oder Speisekarten. Den Rest erzählen Sie ihm in einfachen Worten, etwa Ihre Ausflugstipps.
Legen Sie fest, wie Gäste einen Menschen erreichen: die Direktnummer, auf die Anrufe durchgestellt werden, und das Mobiltelefon, das per SMS über Rückrufwünsche informiert wird.
Binden Sie den Chat in Ihre Website ein und gehen Sie live. Fürs Telefon fordern Sie im Dashboard eine Nummer an; unser Team meldet sich innerhalb eines Werktags. Eine lokale Nummer in Deutschland, Österreich oder Griechenland wird von Hand eingerichtet, ohne festen Termin. Sobald die Nummer steht, leiten Sie die Nummer Ihres Hotels dorthin um – Gäste wählen weiterhin die Nummer, die sie kennen.
Ich besitze zwei Hotels. Ich weiß, wie es ist, Teller an einen Tisch zu tragen, während im Büro das Telefon klingelt – und zu wissen, dass es wahrscheinlich eine Buchung war. Ich habe Lobby Engine gebaut, weil ich es selbst gebraucht habe.
FAQ
Ja, als Buchungsanfragen. Sie nimmt Reisedaten, Zimmer und Kontaktdaten auf und schickt Ihnen die Anfrage direkt zur Bestätigung. Ihre Live-Verfügbarkeit sieht sie nicht – das Zimmer bestätigen Sie selbst.
Lobby Engine spricht 31 Sprachen: Arabisch, Bulgarisch, Chinesisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Hindi, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Kroatisch, Malaiisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Schwedisch, Slowakisch, Spanisch, Tamil, Tschechisch, Türkisch, Ukrainisch, Ungarisch und Vietnamesisch. Es antwortet in der Sprache, die der Gast spricht.
Lobby Engine entscheidet nicht, was ein Notfall ist. Im Notfall fordert es den Anrufer auf, aufzulegen und die 112 zu wählen. Wer einen Menschen sprechen möchte, wird auf Ihre Direktnummer durchgestellt, falls Sie eine hinterlegt haben; sonst nimmt es seine Nummer für einen Rückruf auf und informiert Sie per E-Mail und, wenn Sie eine Mobilnummer hinterlegen, per SMS.
Ja. Gäste rufen weiterhin die Nummer auf Ihrer Website und Ihren Buchungsprofilen an: Sie leiten sie auf die Telefonleitung des Assistenten um, die in jedem Tarif enthalten ist. Eine Nummer für diese Leitung fordern Sie in Ihrem Dashboard an, auch schon vor dem Livegang; unser Team meldet sich innerhalb eines Werktags und richtet sie mit Ihnen ein, und die Leitung nimmt Anrufe an, sobald Sie live sind. In Deutschland, Österreich und Griechenland wird eine lokale Nummer von Hand eingerichtet, kann Unterlagen Ihres Hotels erfordern und hat keinen festen Termin. Hat Ihr Hotel eine eigene Telefonanlage oder einen SIP-Anbieter, binden wir den Assistenten auf Anfrage dort an. Bis die Leitung steht, erreichen Gäste den Assistenten im Chat und per Sprache auf Ihrer Website.
Sie sagt das ehrlich, statt zu raten. Im Chat nennt sie dem Gast Telefonnummer oder E-Mail-Adresse Ihres Hotels, sofern Sie sie hinterlegt haben, am Telefon bietet sie an, eine Nachricht aufzunehmen, und die Frage bleibt für Sie in Ihrem Dashboard; Fragen aus der Nacht landen außerdem in Ihrer morgendlichen Zusammenfassung.
Ja. Derselbe Concierge beantwortet Besucher im Chat auf Ihrer Website, mit denselben Hotelinformationen und in allen wichtigen Sprachen. Er ist in jedem Tarif enthalten.
Nein. Sie übernimmt den Telefondienst, sodass Sie weniger Stunden am Telefon brauchen und sich Ihr Team auf die Gäste vor Ort konzentrieren kann.
Richten Sie sie ein, sprechen Sie mit ihr wie ein Gast, schriftlich oder mündlich, und hören Sie, wie Ihr Hotel so beantwortet wird, wie Sie es selbst tun würden.