Creato da albergatori, per albergatori
Lobby Engine risponde al telefono del suo hotel giorno e notte e chatta con gli ospiti sul suo sito web. Risponde con le informazioni del suo hotel, raccoglie le richieste di prenotazione per camere e ristorante, risponde agli ospiti nella loro lingua e, quando un ospite chiede di parlare con una persona, inoltra la chiamata o prende il numero per una richiamata.
Il problema
Perché chi dovrebbe rispondere sta servendo la colazione, rifacendo una camera, sistemando il giardino, aiutando in cucina o facendo la fila al supermercato. Il telefono squilla (speriamo senza sosta) e ogni squillo arriva nel momento peggiore.
Un ospite vuole una camera per il mese prossimo, ma lei non è al computer e non può verificare la disponibilità. Qualcuno vuole sapere se può arrivare dopo mezzanotte, ma ha le mani occupate e gli chiede di richiamare. La maggior parte non richiama mai.
Oppure ha risolto nel modo più costoso: un dipendente per ogni mansione, e un’attività che fatica ad arrivare al pareggio proprio per questo.
Cosa gestisce
Tutto quello che un ottimo receptionist fa al telefono, alle tre del pomeriggio come alle tre di notte.
Date, camera, numero di ospiti e recapiti, raccolti durante la chiamata o la chat e inviati direttamente a lei, così conferma in base al suo calendario.
Un arrivo tardivo, un check-in anticipato, un tavolo al ristorante: la richiesta dell’ospite con le sue parole, con un nome e un numero di telefono o un’email, passata a lei perché la confermi.
Orari di check-in, parcheggio, animali, la spiaggia più bella, la farmacia aperta di domenica. Si basa sulle informazioni del suo hotel, per questo ne sa più del suo miglior dipendente.
Lo stesso concierge è presente sul suo sito come chatbot: risponde ai visitatori giorno e notte e raccoglie le richieste di prenotazione, con le stesse informazioni del telefono.
Gli ospiti chiamano in spagnolo, tedesco, arabo o turco e ricevono risposta nella loro lingua, senza che lei debba assumere un turno di notte multilingue.
Quando chi chiama chiede di parlare con qualcuno, inoltra la chiamata al numero diretto del suo hotel oppure prende nome e numero perché lei possa richiamare. In caso di emergenza dice a chi chiama di riattaccare e comporre il 112.
Fuori orario
Sì, quando lo chiede. Lobby Engine risponde a ciò che sa; se chi chiama chiede di parlare con una persona, inoltra la chiamata al numero diretto del suo hotel, se lo ha impostato, altrimenti prende il suo numero perché l’hotel possa richiamare.
Ospite chiuso fuori dalla camera 12
Chiamata inoltrata: l’ospite ha chiesto di parlare con una persona e ha raggiunto l’hotel.
Domanda su colazione e parcheggio
Gestita in autonomia: nessuno è stato disturbato.
Chat sul sito
Sì. I visitatori che non chiamerebbero mai ricevono risposta direttamente sul suo sito, a qualsiasi ora, e a lei arriva la richiesta di prenotazione.
Richiesta di prenotazione inviata all’hotel.
Con o senza reception
Lei fa tutto. Lobby Engine le toglie il telefono dalla tasca, così una chiamata di prenotazione non interrompe mai il servizio della colazione e non va mai persa per colpa sua.
Ogni chiamata ricevuta allo stesso modo, nelle ore di punta e di notte. Il suo staff dedica il tempo agli ospiti alla reception invece che al telefono.
Costi
Lobby Engine non sostituisce tutti, e non deve farlo. L’ospitalità è fatta di persone. Sostituisce le ore passate al telefono: il turno di notte che per lo più aspetta le chiamate, la persona in più messa in turno nel caso squilli il telefono.
Meno ore in turno e nessuna prenotazione persa significano più margine a fine mese. Usi il calcolatore nella pagina dei prezzi per vedere cosa significa per il suo hotel.
Configurazione
Se sa compilare un modulo di prenotazione, sa configurare Lobby Engine.
Parta dall’indirizzo del suo sito web, oppure inserisca lei i dati dell’hotel se non ha un sito. Configurazione e test sono gratuiti.
Legge il suo sito web, compresi i PDF collegati, come il regolamento della struttura o i menu. Il resto glielo dice con parole semplici, come i suoi consigli sulla zona.
Scelga come gli ospiti raggiungono una persona: il numero diretto a cui vengono inoltrate le chiamate e il cellulare che riceve un SMS per le richiamate.
Inserisca la chat nel suo sito web e attivi il servizio. Per il telefono, richieda un numero nel pannello; il nostro team risponde entro un giorno lavorativo. Un numero locale in Germania, Austria o Grecia si configura a mano, senza una data fissa. Quando il numero è pronto, vi inoltra il numero del suo hotel e gli ospiti continuano a chiamare il numero che conoscono.
Sono proprietario di due hotel. So cosa vuol dire portare i piatti in sala mentre in ufficio squilla il telefono, sapendo che probabilmente era una prenotazione. Ho creato Lobby Engine perché ne avevo bisogno io per primo.
Domande frequenti
Sì, come richieste di prenotazione. Raccoglie date, camera e recapiti e le invia subito la richiesta perché lei la confermi. Non vede la sua disponibilità in tempo reale, quindi è lei a confermare la camera.
Lobby Engine parla 31 lingue: arabo, bulgaro, ceco, cinese, coreano, croato, danese, finlandese, francese, giapponese, greco, hindi, indonesiano, inglese, italiano, malese, norvegese, olandese, polacco, portoghese, rumeno, russo, slovacco, spagnolo, svedese, tamil, tedesco, turco, ucraino, ungherese e vietnamita. Risponde nella lingua dell’ospite.
Lobby Engine non decide cosa sia un’emergenza. In caso di emergenza dice a chi chiama di riattaccare e comporre il 112; se chi chiama chiede di parlare con una persona, inoltra la chiamata al suo numero diretto, se lo ha impostato, altrimenti prende il numero per una richiamata e la avvisa via email, e via SMS se aggiunge un cellulare.
Sì. Gli ospiti continuano a chiamare il numero indicato sul suo sito e sui portali di prenotazione: lei lo inoltra alla linea telefonica dell’assistente, inclusa in ogni piano. Il numero per questa linea lo richiede nel pannello, anche prima dell’attivazione; il nostro team risponde entro un giorno lavorativo e lo configura insieme a lei, e la linea risponde non appena il servizio è attivo. In Germania, Austria e Grecia un numero locale si configura a mano, può richiedere documenti del suo hotel e non ha una data fissa. Se il suo hotel ha un proprio centralino (PBX) o un fornitore SIP, colleghiamo l’assistente su richiesta. Finché la linea non è pronta, gli ospiti raggiungono l’assistente in chat e a voce sul suo sito web.
Lo dice con onestà invece di tirare a indovinare. In chat dà all’ospite il telefono o l’email del suo hotel, se li ha inseriti, al telefono si offre di prendere un messaggio, e la domanda resta a sua disposizione nel pannello; le domande della notte finiscono anche nel suo riepilogo del mattino.
Sì. Lo stesso concierge risponde ai visitatori in una chat sul suo sito web, con le stesse informazioni dell’hotel e in tutte le principali lingue. È incluso in tutti i piani.
No. Si occupa del telefono, così servono meno ore al telefono e il suo team può concentrarsi sugli ospiti che ha davanti.
Lo configuri, gli parli come farebbe un ospite, per iscritto o a voce, e ascolti il suo hotel rispondere come risponderebbe lei.